【干货分享：什么是有效沟通？
最近老板说要降低沟通成本，不要浪费太多的时间在沟通上。要做好，提升工作效率。我一直都不能理解这个有效沟通到底是怎样的，各位大咖能说说怎样的沟通才算是有效沟通，要怎样做才能更好的降低沟通成本啊？
什么是有效沟通？】
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【摘要：本文分享了职场中不同沟通形式下有效沟通的技巧，仅供题主参考。】
一、书面方式如何做到有效沟通：
沟通的形式有很多种：口头或书面沟通、详细或简略沟通、正式或非正式沟通。本文就以上的书面、口头两种沟通形式为背景，来分别阐述书面、口头两种沟通形式之下如何进行有效沟通。
书面的沟通方式一般分为：书面报告、通知、电子邮件、等形式。
1、在撰写书面报告、通知时如何进行有效沟通呢？
书面报告、通知在撰写时需要注意，这种沟通方式是单方面的沟通方式，在撰写时为了让受众（书面报告的沟通对象一般是领导、通知的沟通对象一般是全体员工）提升效率，一般要注意以下几点：
1）明确撰写目的：报告或通知撰写的目的一定要事先明确好。
比如撰写《2023年招聘预算报告》：撰写目的就是为了向公司申请一年的预算——用途、额度都要说明（拟使用的招聘渠道及相应预算），报告的核心内容也要围绕目的而展开。
2）明确时限：在撰写报告或通知的时候，一些必要的时限一定要明确。
比如撰写《2023年招聘预算报告》：相关招聘渠道的到期日或新增渠道的时间要在报告中写明，以助领导决策。
如果相关报告迟迟未能获得领导批复，那就要及时跟进，跟领导确认报告中是否还有需要补充说明或修改之处，石沉大海是绝对不行的，这也是提高报告审批效率的一个重点。
对于已经发布的通知，可能会有员工来问询相关事宜，作为起草通知的部门，人力资源部耐心予以口头解释或说明即可。
2、在以电子邮件为沟通方式时，如何进行有效沟通呢？
1）增加辅助手段，提升沟通效率。
在以电子邮件为沟通方式时，为了提升沟通效率，我一般都是“邮件+口头通知/微信通知”的形式来提升沟通效率：我在发出邮件之后，一般在微信上通知或者打电话通知对方及时查收邮件。
比如，我给美女法务总监A发一封附件为某协议的邮件，在微信上，我及时发了个微信：“亲，我刚发了一份邮件给你，请注意查收。”
对方：“好的，我现在有点忙，一会去看。”
我：“没问题。”
2）邮件正文尽可能把要点讲清楚并约定清楚回复时限。
在邮件撰写时，我一般力求邮件正文把邮件要点言简意赅的讲清楚，并且约定清楚回复时间。
比如，我给美女法务总监A发的那封邮件正文是这样的：
“A律：
您好，附件是XXX协议，请查收为盼。附件为审阅模式，系我改过一版的版本，您如果有修改意见，建议以审阅模式发我，下班前回复即可。如有任何问题，请及时沟通，多谢多谢！”
文件正文中我把情况说清楚了， 并且给对方要求了回复协议要以审阅模式发我——而不是“clean版本”——为的就是我知道她修改的地方在哪里，以便为或有的沟通做好准备。
在邮件正文最后，我给到了回复时限，这也是让对方知道我对她工作成果回复的时限要求。
3）邮件沟通目的是留痕，沟通方式不限。
关于那句“如有任何问题，请及时沟通”——这一句是说明遇到任何问题的时候，可以及时沟通——沟通方式不限。
比如A律给我回复了邮件，里面有她的修改意见，我给乙方反馈之后，乙方发来了对方的修改意见而且做出了让步，我发给A律邮件进行再次审核，A律发了个微信给我再次阐述了自己的修改意见。
我看到了微信，立即给A律打电话过去，我：“A律，您是不是在手机端看我发您的邮件？”
A律：“对啊，这不是已经下班了吗，我在回家路上。”
我：“哎呀，手机端看附件是看不到审阅痕迹的。乙方同意了您提出来的意见，您在电脑端可以看到对方的审阅版本的修改意见，您回家之后受累看一下，回复个邮件，多谢多谢~”
A律：“好的，我回家看一下就回复。”
不久，我收到了A律发来的“无异议”的回复邮件，以及她的微信：“亲，邮件已回复。”
Tips：不管是书面报告、通知还是邮件，在沟通过程中要明确沟通的目的，并且要行文清楚、时限约定明白，辅助沟通手段要跟上，这都是可以时限有效沟通的小技巧。
二、口头方式如何做到有效沟通：
口头沟通一般分为正式和非正式沟通两种。
正式的口头沟通多见于培训、演讲、报告、会议、谈判等等，如何做好以上场景的有效沟通呢？需要注意的有以下几点：
1）做好提前准备，知己知彼有备无患：
不管是培训、演讲、报告、会议、谈判，为提升沟通效果，事先准备非常重要。
受众的背景、受教育程度、利益点等等都是事先准备需要了解的内容，除了谈判之外，培训、演讲、当面报告、会议发言等等，都建议准备一个逐字稿。
谈判之前除了要了解对方意外还要准备谈判策略，确定自己谈判的底线等等。如果跟我们有文化差异——比如谈判对方是外国人，我们还要对对方的文化差异、交易习惯等有很深的了解。
2）控制时限，以免疲惫及走神。
成年人可以集中精力的时间一般为40分钟左右，超过这个时间，就容易产生疲惫感或者走神，在进行正式的口头沟通的时候，尽量控制时限，以免产生疲惫及走神。
那如果培训、演讲、报告、会议、谈判时间超过40分钟怎么办呢？那就要对时限提前做合理的评估，看是否到了一定时间增加茶歇环节或者休息10分钟。
非正式的口头沟通在职场多见于工作汇报或者工作任务布置，在这种情况下，我建议题主要做好以下几种准备：
1）平常积累识人功夫。
在工作中，要明白哪些领导和员工喜欢哪种沟通方式或者用哪种沟通方式有效，哪些是无效的，这种识人功夫要在平常工作中积累。
比如，有的领导是D特质，我在工作汇报中就会应用这种组合“结论+原因+请示。"先说结论，再说形成结论的原因，最后请示领导意见。这样的沟通方式就很符合领导特质，效率也很高。
题主也许会说：“你这不是走捷径吗？”
还真不是，针对不同特质的人喜欢的沟通方式“对症下药”绝对不是走捷径，而是为了提升效率——因为沟通的内容实质是不会改变的，只不过针对某种特质的人喜欢的沟通方式来进行沟通，一方面节省时间，另一方面还容易让对方短时间内理解沟通内容，何乐而不为呢？
2）口头沟通言简意赅。
在口头沟通的过程中，我尽量使用短句子来进行表述，尽量减少长而晦涩的句式表达，这样做的目的是尽量让语言不要成为沟通的障碍。
3）及时确认非常重要。
口头沟通的最后，一般我都会以确认沟通内容做结，这个环节非常重要。
比如，在跟领导汇报完工作，领导有了工作指示之后，我一般会这样跟领导确认：“X总，您刚刚指示的是不是我理解的这个意思——（用自己的语言重复一下自己对领导指示的理解）。”
领导如果认为我理解的到位，他就会说：“对的或没问题”，如果我理解的有问题，他会说：“不是这样的”再跟上他的解释，直到我理解正确为止。
在跟下属布置完任务的时候，我一般跟下属这样确认：“不知道我刚刚说的，你还有什么不理解的吗？如果没有不理解的，请用你的语言重复一下。”
通过这个环节，来确保我和下属对工作指令的同步。
Tips：口头沟通要做到高效很重要的工作就是平常的识人，除此之外口头沟通的言简意赅以及及时确认都非常重要。
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